Бумажно или электронно – все равно!

Без малого пять лет прошло с той поры, как было введено в оборот нотариата России удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Датой рождения нового нотариального действия стало 1 июля 2014 года. Однако по сей день не иссякают различные вопросы на эту тему, так что попытаемся развернуто и подробно разобраться в сути и практическом применении этого действия.

Что оно означает? Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания электронного документа, который изготавливает нотариус, содержанию документа на бумаге, который человек приносит в нотариальную контору.

Как можно догадаться, здесь идет речь об определенного рода процедуре или наборе действий, выполняя которые, нотариус имеет возможность фактически изменить форму представленного ему документа на бумаге, переведя его в состояние документа электронного.

Говоря о структуре такого нотариального действия, можно выделить как минимум три ее основных элемента. Это документ на бумажном носителе, тот самый электронный документ, который делает нотариус и непосредственно проводимая им процедура подтверждения тождественности электронного документа документу на бумажном носителе.

Продолжим разбираться. Итак, для удостоверения равнозначности нотариусу должен быть представлен документ. При этом речь идет не просто о наборе какой-либо информации, содержащейся на бумажном носителе, а именно о документе.

Документ документу рознь

И тут возникает первый значимый для понимания момент. Дело в том, что современное российское законодательство не содержит универсального определения понятия «документ».

Этот термин отчасти раскрывается лишь в отдельных нормативно-правовых актах, регулирующих конкретные правоотношения. Например, применительно к делопроизводству определение термина «документ» дано в «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)». Там, в частности, указано, что документ – это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При этом «официальный документ», как сказано там же – это документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке, а «подлинный документ» – тот, в котором сведения об авторе, времени и месте его создания подтверждают достоверность его происхождения. Наконец, есть еще и понятие «подлинник документа» – это первый или единственный экземпляр документа.

Принимая это во внимание, нотариусу для равнозначности могут быть представлены на бумажном носителе документы, содержащие информацию, удостоверенные как непосредственно самим нотариусом, так и выданные органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, а также гражданами.

И что немаловажно, предъявляемые нотариусу на равнозначность документы должны соответствовать требованиям статьи 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате. В соответствии с ней исполненные на бумажных носителях документы не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Кроме того текст документа должен быть легко читаемым, а если документ состоит из нескольких листов, его целостность должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в ней способом.

Итак, вы предъявили нотариусу документ на бумажном носителе – строго соответствующий всем названным выше критериям, но в совершении нотариального действия вам вдруг отказывают. Почему?

Потому что помимо всего уже перечисленного, к документам, предоставляемым нотариусу для совершения равнозначности, установлен и ряд дополнительных требований. Документы не должны представлять собой  сделку, совершенную в простой письменной форме. Также они не должны быть документами, удостоверяющими личность (например, паспортом гражданина Российской Федерации, временным удостоверением личности гражданина РФ или удостоверением личности, военным билетом военнослужащего и тому подобным). Нельзя удостоверить равнозначность паспорта иностранного гражданина или иного документа, установленного федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина и тому подобное.

Электронно, равнозначно и тождественно

С бумажным документом разобрались. Однако что законодатель подразумевает под электронным? Все тем же ГОСТом Р 7.0.8-2013 разъясняется: под электронным понимается документ, информация которого представлена в электронной форме.

Ясно? Вроде бы, да. Но все-таки это определение является слишком общим и не в полной мере отражает характеристики электронного документа.

Более объемное определение этого понятия находим в Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Там, в пункте 11.1 статьи 2 закреплено, что электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Верховный Суд Российской Федерации также не оставил без внимания этот вопрос. В Постановлении от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» он дал следующее определение: «Электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ».

Да и согласно Регламента удостоверяющего центра Евразийской экономической комиссии под электронным документом понимается документ в электронном виде, заверенный электронной цифровой подписью и отвечающий требованиям общей инфраструктуры документирования информации в электронном виде.

Теперь вполне четко представимы такие характерные признаки электронного документа, как электронная форма, заверение информации электронной цифровой подписью и соблюдение требований документирования информации.

Движемся дальше. Третий «кит» нотариального действия равнозначности – само понятие равнозначности, тождественности.

«Большой толковый словарь русского языка» под редакцией С.А. Кузнецова определяет термин «равнозначность» как «равный чему-либо по значению, по значительности, имеющий такое же, одинаковое значение», а термин «тождественный» как «сходный, одинаковый, такой же».

Вот когда становится ясно, что две ключевые правовые характеристики рассматриваемого нотариального действия как процедуры, связанной с переводом документа на бумажном носителе в электронный документ – это, прежде всего, создание равнозначного документа по его правовой природе (то есть обладающего той же юридической силой, что и документ на бумажном носителе) и создание документа тождественного с исходным документом на бумажном носителе по его содержанию.

Приведем пример равной юридической силы исходного документа на бумажном носителе и производного от него электронного документа. Так если представленный нотариусу на отождествление документ является копией свидетельства о рождении, то и созданный нотариусом электронный документ будет иметь юридическую силу копии свидетельства о рождении. Изменяется только форма документа.

Таким образом, под равнозначностью понимается выполняемый нотариусом набор действий правового и технического характера, направленный на изготовление электронного документа равного по юридической силе и тождественного по содержанию документу, представленному на бумажном носителе.

Инструкция к действию

Но из каких элементов складывается процедура подтверждения тождественности электронного документа документу на бумажном носителе? Их два, и они характерны, практически, для любого нотариального действия. Первый элемент – правовая работа, а второй – техническая работа.

При этом нотариус руководствуется как специальными правилами, типичными для совершения данного конкретного нотариального действия, так и общими правилами, характерными для совершения всех нотариальных действий.

Правила совершения нотариальных действий помимо Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, определяются также Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий. Он устанавливает объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования и утвержден Приказом Министерства юстиции РФ от 30.08.2017 №156.

К общим правилам совершения нотариальных действий, являющимся элементами правовой работы нотариуса, относится, прежде всего, установление личности гражданина или проверка правоспособности юридического лица и его органа, действующего без доверенности, проверка дееспособности лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, определение места совершения нотариального действия. Однако надо заметить, что для удостоверения равнозначности правило о месте совершения нотариального действия не имеет принципиального значения, так как оно может быть совершено любым нотариусом вне зависимости от места регистрации обратившегося за его совершением физического или юридического лица.

Удостоверение тождественности совершается нотариусами в помещении нотариальной конторы, имеющей необходимый технический уровень обеспеченности. Совершение данного нотариального действия вне помещения нотариальной конторы, с учетом требований, предъявляемых к создаваемому нотариусом электронному документу, все же представляется весьма затруднительным.

Не стоит также забывать и правило о языке нотариального делопроизводства. В соответствии со статьей 10 Основ нотариальное делопроизводство ведется на русском языке и на языке, предусмотренном законодательством субъектов Российской Федерации. Поэтому в случае предоставления нотариусу на отождествление документа, выполненного на иностранном языке, для удостоверения его равнозначности потребуется сначала подготовить надлежащим образом заверенный перевод.

К специальным правилам совершения данного нотариального действия, также составляющим правовую работу нотариуса, относится определение статуса предъявленного ему документа. Именно на этом этапе нотариус определяет, что ему предоставлен именно документ, а также исключает вероятность удостоверения равнозначности тех документов, в отношении которых совершение данного нотариального действия запрещено (сделки, заключенные в простой письменной форме, документы, удостоверяющие личность).

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса. Именно в этом заключается техническая составляющая деятельности нотариуса при совершении такого нотариального действия.

В результате совершаемых действий появляется два связанных друг с другом файла. В совокупности этот файл в формате PDF с графическим изображением представленного документа и удостоверительной надписью и файл с квалифицированной электронной подписью нотариуса с расширением «sig» и представляют собой электронный документ.

Такой электронный документ и будет тождественен документу на бумажном носителе, который был предоставлен нотариусу для удостоверения равнозначности.

Сделать гражданский оборот проще

Как сказано в Приказе Минюста России от 29.06.2015 № 155 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа», изготовленный нотариусом электронный документ может быть передан нотариусом лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия, способом, согласованным с этим лицом. Аналогичное положение также закреплено и в пункте 117 Регламента. Там сказано, что способ выдачи электронного документа нотариус устанавливает со слов заявителя.

Так, например, по просьбе заявителя нотариус может выслать электронный документ по электронной почте или передать заявителю на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации.

Важно знать, что в соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

Такой подход применения электронных документов позволяет во многом упростить гражданский оборот. Изготовленный нотариусом электронный документ помогает облегчить и ускорить совершение множества других действий.

Судя по статистике, приводимой Федеральной нотариальной палатой, популярность удостоверения равнозначностей электронных документов документам на бумажном носителе ежегодно растет. Если в 2016 году нотариусами России было совершено 92069 подобных действий, то в 2017 году уже 257656 действий, еще год спустя – 331621 действие.

Иван Кашурин,

нотариус города Ставрополя,

кандидат юридических наук